[ Anforderungen an moderne Verwaltungen ]
„Hort der Ordnung“ – als solcher galt die öffentliche Verwaltung seit undenklichen Zeiten. Dies nicht nur nach außen, als Garant gesellschaftlicher Stabilität, sondern auch in ihrem Innern, in der verlässlichen Strukturierung ihres Aufbaus und ihrer Verfahrensweisen. Auf die Ablageordnung bezogen: der Aktenplan war eine Erfindung der Verwaltung, lange Zeit ihr exklusives Geheimnis, das erst in den letzten Jahrzehnten in die Privatwirtschaft ausstrahlt.
Die Zeiten ändern sich. In vielen Bereichen haben sich die Arbeitsabläufe in den Behörden in den letzten Jahren radikal verändert, sie sind komplexer und ihre qualitativen Ansprüche höher geworden. Die Teamarbeit hat Einzug gehalten und die EDV hat alle Dokumentenströme beschleunigt und gleichzeitig vervielfacht.
Unsere Dokumentenordnung hat mit diesen Entwicklungen nicht Schritt gehalten. Die Aktenpläne – egal ob der KGSt-Aktenplan, die Kommunalen Aktenpläne von Kommunalen Spitzenverbänden oder von privaten Verlagen – sind mittlerweile so aufgebläht mit mehreren hundert Seiten und weit über 10.000 Aktenzeichen, dass sie vollständig unübersichtlich geworden sind. Für kleine und mittlere Kommunen bis etwa zu einer Größe von 200 Beschäftigten sind sie praktisch nicht anwendbar.
Und in der EDV gelten sowieso ganz eigene Gesetze. Auf kaum einem Laufwerk einer Behörde oder eines einzelnen Amtes regiert der Aktenplan, sondern jeder legt ab, wie es ihm gerade gefällt. Und die Dokumentenmenge sprengt alle Grenzen, weil es keine Regeln für Aussonderungen mehr gibt.
Die Dokumentenordnung wird wieder zu einer erstrangigen Aufgabe. In fortgeschrittenen Verwaltungen wird die Ablage zur Führungsaufgabe. Denn ohne Rückkehr zu einer durchgängigen und durchsichtigen Ordnung sind alle Bestrebungen zu einer „Prozessoptimierung“, zu effizienteren Abläufen, zur Kommunikation mit dem Bürger über das Internet (eGovernment) und auch einfach zur gegenseitigen Vertretung von Kollegen leere Visionen.
Nur Verwaltungen, in denen Transparenz in einem guten Sinne verwirklicht ist, weil jeder bei seinen Teamkollegen die Unterlagen findet, die er im Bedarfsfall benötigt, sind für die Zukunft gerüstet. Wer wachsende Schreibtischstapel, ungeordnete „Wiedervorlagen“ und ein Gewirr von Unterordnern auf den EDV-Laufwerken duldet, hat schlechte Karten bei der Erfüllung der Anforderungen der Zukunft.
