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[ Aktenpläne entwickeln ] Grundlage eines Ordnungssystems ist nach wie vor ein Aktenplan. Zugegeben, das Wort mag verstaubt klingen.
Dann ersetzen wir es doch einfach durch „Ordnerstruktur“ oder „Record classification system“. Klingt doch schon viel moderner!
Modern ist der Aktenplan nämlich nach wie vor. Denn der Bedarf an strukturierter Information nimmt zu, nicht ab. Und unsere Prozessorientierte Ablagestruktur (PAS) ist ein dynamisches Konzept, das die Unternehmensentwicklung ständig mitvollzieht.
Ohne einen Aktenplan aber ist es nicht möglich, gerade die elektronischen Dokumente übersichtlich zu ordnen, so dass jeder im Team sie findet (und nicht nur der, der sie zufällig abgelegt hat). Und Sie haben keine Chance, mit dem Medienbruch (also dem gleichzeitigen Parallelbestand von Papier- und elektronischen Dokumenten) effizient umzugehen.
Jede Branche, eigentlich jede Organisation muss ihren Aktenplan sich selbst auf den Leib schneidern. „Musteraktenpläne“ passen nämlich nie. Ein Krankenhaus-Aktenplan sieht ganz anders aus als ein Banken-Aktenplan oder der Aktenplan eines Energieerzeugers. Damit man andererseits das Rad nicht neu erfinden muss, ist es günstig, auf Erfahrungen von Unternehmen der gleichen Branche zurückgreifen zu können. Aufgrund unserer Beratungstätigkeit verfügen wir über eine ganze Reihe von Beispiel-Aktenplänen, mit denen wir Sie bei der Aufstellung Ihrer eigenen Ordnerstruktur unterstützen können.
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