[ Beratungsprojekt "Aktenplan für die Security-Abteilung eines Finanzinstituts" ]
Vom Sommer 2007 bis Herbst 2008 erstellten wir für die Security-Abteilung eines führenden süddeutschen Finanzinstituts einen prozessorientierten Aktenplan.
Das Projekt verlief nicht geradlinig. Mitten in die Projektzeit platzte die Fusion unseres Kunden mit anderen Branchengrößen, und die von uns beratene Abteilung wurde in mehrere Abteilungen aufgegliedert und wieder neu zusammen gesetzt. Einige Gruppenleiter wechselten und die Projektgruppe wurde fast völlig neu zusammen gesetzt. Einmal musste die Arbeit fast wieder von vorne begonnen werden.
Es bedurfte einiger Hartnäckigkeit aller Beteiligten, dabei das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und die schon erarbeiteten Teile in die nächste Projektphase hinüber zu retten. Das galt insbesondere für die interne Projektleiterin, Frau K., die im-mer wieder ihrer Verzweiflung Ausdruck verlieh, welche Mitarbeiter sich immer noch nicht an schon vereinbarte Strukturen gehalten hatten und genauso regelmäßig hinging, die Ordnung erneut zu erklären und wieder herzustellen.
Ende Oktober 2008 – die nächste Fusion schien sich schon am Horizont anzukündigen - war es dann endlich soweit: Die neue Ordnerstruktur war definiert, sie konnte auf die Laufwerke ausgerollt werden. Alle Mitarbeiter erhielten eine Schulung in der neuen Systematik und konnten ab sofort auf den neu strukturierten EDV-Laufwerken arbeiten.
Mit einer Abschlusspräsentation vor dem Auftraggeber wurde das Projekt am 20. November 2008 offiziell beendet.
Zwischenzeitlich hatten auch die Ablageverantwortlichen der Abteilung – Frau K. und drei Kollegen aus den einzelnen Gruppen - ihre Arbeit aufgenommen. Damit wird gewährleistet, dass die einmal erarbeitete Ordnung erhalten bleibt und an neue Entwicklungen – z. B. neue Prozesse, die auf die Abteilung zukommen – jeweils angepasst werden kann. Und schon in der ersten Sitzung kam ein Team auf die Ablageverantwortlichen zu mit der Bitte, sie fachkundig zu unterstützen: Das Team wird mit Faxen überflutet, die aufgrund mangelnder Koordination oft mehrfach eingehen, und möchte dringend etwas dagegen unternehmen.
So wurde durch das Aktenplan-Projekt einigen Kollegen bewusst, dass Themen wie „Ablage“ und „Dokumentenflut“ keine individuellen Probleme sind, sondern auf die Abteilungsagenda gehören. Es kann also durchaus sein, dass der „wind of change“ weiter weht.
Nach Abschluss des Projekts erreichte uns eine Mail der internen Projektleiterin, Frau K., die wir mit Stolz und ihrer Erlaubnis zitieren:
„Ich möchte mich auch bei Ihnen bedanken, für die tolle Arbeit, die Sie für uns geleistet haben. Sie haben es geschafft, eine Struktur in unser Daten-Wirrwarr zu bringen. Ein mancher Kollege wurde aufgerüttelt und hat gemerkt, dass er sich nicht mehr in der hintersten Ecke mit seinen Dateien verstecken kann. Herr P. hat auch etliche Dateien, die aus der Steinzeit resultieren, der Vernichtung zugeführt. Eigentlich wollten wir es von Anfang an so haben. Der Weg war dann aber lang....
Ohne Sie wären wir nie ans Ziel gekommen.
Ich werde regelmäßig die Lage überprüfen. (…) Ich werde Ihnen berichten, ob ich es schaffe, die schöne Ordnung in den nächsten Wochen und Monaten in Form zu halten.“
Natürlich wird Frau K. es schaffen.
