[ Der Weg zum elektronischen Dokumentenmanagement ]
Das Thema „elektronische Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)“ kommt bei uns bewusst erst zu guter Letzt. Nicht weil wir grundsätzlich gegen DMS wären – ganz im Gegenteil: Ein DMS kann außerordentlich nützlich und effizienzsteigernd sein, wenn es eine vorhandene Ordnung unterstützt. Wenn es aber eine nicht-vorhandene Ordnung ersetzen soll, kann es nicht funktionieren.
Ein DMS kann für Sie nützlich sein, wenn Sie von Fragen bewegt werden wie:
- Warum dauert die Bereitstellung von im Hause befindlicher Information so lange?
- Wie kann es vorkommen, dass Dokumente verloren gehen?
- Warum laufen Dokumente nicht im Prozess?
- Wie kann ich den gleichzeitigen Zugriff auf das gleiche Dokument von verschiedenen Standorten aus gewährleisten?
Doch die Beschaffung und Einführung eines solchen Systems werfen zunächst weitere Fragen auf:
- Welches System setze ich ein?
- Welche Dokumente gehören in das System?
- Wie legt man die Dokumente dort in geeigneter Weise ab?
- Nach welchen Kriterien lassen sich die Dokumente erfolgreich suchen?
- Wie stelle ich sicher, dass jeder nur auf die Dokumente zugreifen kann, die ihn auch angehen?
- Welche Anforderungen habe ich systemseitig aufgrund meiner DV-Struktur an ein solches Dokumentenmanagement
Es scheint zunächst so, als würde die Situation komplexer statt einfacher. Wenn es nicht so wäre, müsste jede Einführung eines DMS ohne Probleme die gesetzten Ziele erreichen. Doch viele DMS-Projekte scheitern oder verlaufen im Sande. Ursachen dafür sind oft eine Fehleinschätzung der Situation, eine mangelhafte Aufbereitung der organisatorischen Voraussetzungen.
Hinzu kommt: Der DMS-Markt in Deutschland ist reichlich unübersichtlich, mehr als 160 Produkte geben sich selbst dieses Etikett. Der scharfe Verdrängungswettbewerb verleitet nicht wenige Hersteller dazu, ihren anzulockenden Kunden das Blaue vom Himmel zu versprechen: „Kaufen Sie unsere Software, und alle Ablageprobleme lösen sich von selbst.“
Aber keine Software hat es geschafft, das „sich-selbst-ablegende“ und noch besser „das sich-selbst-wieder-findende Dokument“ herbeizuzaubern. Deshalb bleibt häufig die Einführung hinter den ursprünglichen Erwartungen zurück.
Jede Organisation muss sich vor der Einführung eines DMS über die eigenen, damit verfolgten Zielstellungen klar werden:
- Welche Arten von Dokumenten wollen Sie mit einem DMS verwalten? Z. B. nur elektronische Dokumente oder auch Papierordner?
- Welche Ordnung soll in einem DMS hinterlegt werden (Aktenplan)?
- Welche Eigenschaften der Dokumente sind für Ihr DMS wichtig sind und welche Anforderungen lassen sich daraus an das DMS ableiten?
Jeder Euro, den Sie in die Vorarbeit und Vorbetrachtung investieren, ist für Sie gespartes Kapital in der Anschaffung.
balanceX unterstützt Sie selbstverständlich bei der Erstellung eines Aktenplans, eines Pflichtenhefts und, wenn Sie es wünschen, auch bei einer Ausschreibung und Bewertung von Software-Produkten. Dabei sind wir vollständig hersteller-unabhängig. Wir erhalten von keinem Software-Produzenten Provisionen oder geldwerte Vorteile in irgendeiner Form und können deshalb unsere Kunden nur von deren Interessen ausgehend beraten.
Wir kennen kein gutes oder schlechtes Dokumentenmanagement. Wir unterscheiden zwischen den für Sie geeigneten oder ungeeigneten DMS. Bereits vorhandene bzw. beschaffte Systeme können eingeführt oder deren Nutzung optimiert werden. Wir beraten Sie gerne.
